存證信函乃是保存證據的文書。 存證信函需準備一式三份並採用雙掛號方式寄出，其中一份留存在郵局。日後真有訴訟，將可以透過郵局發信日以及其內容作為證明的信函，證明確實已盡告知義務。 存證信函在法律上並沒有規定它具有特別的效力，諸如訴訟的原被告雙方，或是契約雙方的往來書面信件必須要用存證信函互相通知。
所謂「郵政局存證信函」，乃是透過郵局來證明發信日及發信內容為何的一種證明函件。我國現行民法第九十五條第一項規定：「非對話而為意思表示者，其意思表示，以通知達到相對人時，發生效力。」為證明表意人「非對話意思表示」已到達對方，最好的方法，就是以存證信函寄達。一旦對方確實收受後，無論對方如何頑強，如何狡辯，寄件人均已掌握有利的證據，即是日後對薄公堂，亦不失為表意人的致勝法寶
如何撰寫存證信函？
1.向郵局購買特定用紙：
首先，向郵局購買存證信函特定用紙，一式最少三份，亦即按雙方當事人之人數外加一份（例如：寄件人有一人，而收件人有三人時，即應製作五份），由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。
2.撰寫存證信函須注意事項：
撰寫存證信函須掌握時機（法律時效、合理催告時間）及重點。並應注意
人（當事人）
事（何種法律行為）
時（為法律行為時間）
地（法律行為地）
物（標的物）等重要事項。
撰寫時務必清楚寫明「目的」，例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等，不可含糊不清。存證信函不同於一般信件，字句要力求簡潔，避免參雜感情或使用模棱兩可語句，以達法律上意思表示與催告的目的。若未曾受過法律專業訓練，強烈建議委請律師撰寫或審稿，避免遺漏重要事項，或被對方找出反擊漏洞，反傷自己，更喪失第一時間主張權利的機會。
3.如有塗改須註明字數並蓋章：
存證信函不同於一般書信可任意塗改，若有增、刪文字，必須於欄外註明訂正何字、插入何字，並註明字數；並且，修改處必須要蓋章，訂正或刪除之文字須清晰可辨。
4.至郵局用雙掛號寄出：
書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查，如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章，檢查無誤後即受理寄出。
5.「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存：
郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要，務必妥善保存，不可遺失。
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